Hos os i FødevareBanken er det enormt vigtigt at man kan have tillid til vores virke og evne til at beskytte personoplysninger. Derfor har vi denne privatlivspolitik der beskriver den tilgang vi har til personoplysninger, og hvordan vi er i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Nedenfor kan du se, hvordan vi behandler dine personoplysninger afhængigt af din relation til os.

Revideret 1. marts 2023

Overordnet om vores persondatapolitik

Når det er nødvendigt, eller når der er behov for det behandler Fødevarebanken personoplysninger om voksne og fagpersoner. Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål ud fra foreningens legitime interesser. Derudover behandler vi kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter oplysningerne igen, når de ikke længere er nødvendige – eller når du ber os om det. Dette kan du gøre ved at kontakte os.

Fødevarebanken indsamler også oplysninger via cookies. Cookies er små stykker data om din brug af vores hjemmeside. Cookies indsamles for at give dig en bedre oplevelse på vores hjemmeside.

Personoplysninger og din relation til os

De personoplysninger som vi indhenter om dig er afhængig af den relation du har til os. Enten som medlem, donorer, frivillig eller ansat.

Formålet med at indsamle disse oplysninger er til at administrere, kommunikere vores budskab og markedsføringsmateriale om organisationens arbejde ud til medlemmer, frivillig og for at tiltrække nye af begge arter.

Hvis du er medlem:

Navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, mailadresse og CPR-nummer.

Hvis du er gaveyder eller donor:

Navn, adresse, dato og beløb for donation, telefonnummer, mailadresse og CPR-nummer.

Hvis du er frivillig:

Navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, situationsbilleder, beskæftigelses-eller uddannelsesstatus, CPR-nummer, bankoplysninger (ifm. Udlæg), telefonnummer til kontaktperson i tilfælde af uheld og oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen.

Oplysninger om ansatte:

Navn, postadresse, CPR-nummer, bankoplysninger, mail, telefonnummer og foto.

Hvis du er ansat som fleksjobbere eller virksomhedspraktikanter kan vi registrere og opbevare oplysninger om helbred, arbejdsevne og særlige hensyn

I forbindelse med længerevarende sygdom, kan der udarbejdes en mulighedserklæring med helbredsoplysninger.

Vores kilder

Kilden til de personoplysninger vi råder over er hovedsageligt rekvireret fra dig i forbindelse med din indmeldelse, donation, frivillighed eller ansættelse.

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende grundlag:

• Artikel 6.1.a (samtykke)
• Artikel 6.1.b (nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som du er part i)
• Artikel 6.1. c (nødvendigt grundet en retlig forpligtelse som påhviler den dataansvarlige)
• Artikel 6.1. e (Nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse)
• Artikel 6.1.f (nødvendig for forfølgelsen af Børns Vilkårs interesse i administration af medlemskab samt markedsføring overfor vores medlemmer)
• Artikel 9.2.a, jf. databeskyttelsesloven § 11, stk. 2 for så vidt angår behandling af CPR-numre

Vi kan dele din oplysninger med

Offentlige myndigheder, herunder SKAT i forbindelse med indberetning af bidrag. Leverandør, herunder IT-leverandører og support, som vi samarbejder med for at assistere vores virksomhed.

Opbevaring

Vi sletter dine personoplysninger når du beder os om det eller hvis du udmelder dig.

Vi opbevarer dine informationer i op til 5 år, regnet fra udløbet af det regnskabsår oplysningerne vedrører, efter udmeldelse hvis du er medlem eller donorer.

Vi opbevarer dine oplysninger i 10 år, regnet fra udløbet af det regnskabsår, oplysningerne vedrører hvis du er ansat på ordinære vilkår eller fleksjobber.

Vi opbevarer dine oplysninger i en måned efter rekreturringsprocssen er afsluttet og en ansøger er ansat i stillingen. Uopfordrede ansøgninger senest 1 måned efter modtagelse.

Vi opbevarer dine oplysninger i højst en måned efter din praktik afsluttes som virksomhedspraktikant.

Vi opbevarer dine oplysninger som frivillig i op til et år efter din udgang.

Hvis du vil have slettet dine oplysninger i forbindelse med et ønske om at ikke modtage flere nyhedsbreve, kan du finde et link til dette i nyhedsbrevet og der vil sletningen foregå med det samme.

Ved anmodning om sletning af personoplysninger, gør vi det indenfor to uger, med mindre det er lovpligtigt, at vi beholder de pågældende oplysninger (fx som regnskabsbilag ift. bogføringsloven). Ved samme lejlighed gør vi opmærksom på, at sletning kan have konsekvenser fx ift. medlemskommunikation eller mulighed for skattefradrag for donationer.

Begæring om indsigt behandles indenfor to arbejdsuger fra henvendelse til dataansvarlig

Elektroniske data slettes i det pågældende IT-system, og prints makuleres.